Medir la eficiencia, ocupación y productividad del taller es un trabajo que hasta ahora muchos talleres hacían más a simple vista que basándose en datos precisos. Pero si se tienen en cuenta ciertos factores y se dispone de las herramientas tecnológicas apropiadas podemos anticiparnos a futuros problemas y aumentar la rentabilidad del taller.
En este sentido, una de las variables que nos ayudará a ser más eficientes, y, por tanto, mejorar nuestra rentabilidad es la medición de tiempos en el taller. Este parámetro consiste, básicamente, en contabilizar los tiempos invertidos por el personal del taller en las reparaciones y su posterior tratamiento, con el fin de obtener los índices de gestión que nos aportan información sobre la eficiencia del taller para desarrollar su actividad.
¿Qué información debemos manejar para evaluar el trabajo en nuestro taller? Para poder medir y evaluar, lo primero de todo es entender algunas definiciones, y comenzar a registrar algunos datos básicos.
¿Qué podemos medir?
Por un lado, estarían las horas facturadas, que son las que se reflejan en cada orden de reparación, y que son las abonadas por cada cliente (ya sea particular, aseguradora, empresa de renting…).
Por otro, hay que tener en cuenta las horas trabajadas que son las horas que el mecánico se encuentra en el taller. A estas, habría que sumar las horas de formación, permisos, bajas, vacaciones… que serían las horas disponibles, y que son las que tendríamos a nuestra disposición por su vinculación contractual con nuestro taller.
Mientras, las horas productivas son las horas efectivas que el mecánico trabaja en cada reparación (horas trabajadas menos descansos y otros ‘tiempos muertos’). Entre estos ‘tiempos muertos’ se encuentran también los tiempos de demora en los que se detienen las reparaciones por causas ajenas al mecánico (falta de repuestos, de herramientas, etc.).
De esta forma, es importante registrar las demoras, ya que nos permite detectar, por ejemplo, necesidades de formación, de equipamiento o de mejoras en la gestión de los recambios.
¿Cómo podemos medir la eficiencia?
Una vez que obtengamos estos datos podremos calcular varios indicadores, analizar los resultados y así poder adoptar medidas que nos ayuden a optimizar el trabajo en el taller.
¿Cuántas horas de las disponibles se están trabajando efectivamente en Órdenes de Reparación? Para calcular este parámetro, que nos dará la productividad de cada operario, basta con una sencilla operación que sería dividir las horas productivas entre las horas trabajadas. Esta operación nos dará un resultado que, multiplicado por 100, nos ofrecerá un coeficiente que debería ser lo más cercano posible al 100% (a partir del 85% se puede considerar una buena productividad).
Asimismo, podemos conocer también la ocupación de cada operario, que sería la cantidad de horas disponibles de trabajo efectivo en las ordenes de reparación. Una medida razonable estaría entre el 85 y el 90% y se calcula con la siguiente fórmula:
¿Cuántas horas de las disponibles se están facturando a los clientes? Este otro parámetro es similar al primero, pero desde un punto de vista más financiero y se calcula dividiendo las horas facturadas entre las horas disponibles. Igual que en los ejemplos anteriores, el objetivo es llegar lo máximo posible al 100%.
De igual forma, podemos medir la eficacia operativa de cada operario y, por tanto, del taller, al confrontar las horas facturadas con las horas en las que el operario se encuentra realmente trabajando en cada orden de trabajo.
¿Qué eficiencia tiene cada mecánico? ¿Cuál es la eficiencia global del taller? Para medir la eficiencia de cada profesional, es decir, la capacidad de cada operario del taller para proporcionar ingresos, en términos de horas facturadas con respecto a las trabajadas, las podemos calcular a partir de dividir ambas. Asimismo, este indicador nos permite conocer la eficiencia global del taller si sumamos el total de horas facturas y el total de horas trabajadas por todos los operarios del taller
En este caso, el objetivo será obtener un cociente mayor a “1”. En caso contrario, implica que podemos estar ante uno (o varios) problemas: trabajos no facturados por error, negligencia o reproceso de los trabajos, baja productividad, bajo nivel de entradas al taller, baja capacitación de los operarios, equipos y/o instalaciones inadecuadas, mala organización del taller o desmotivación del personal.
En el caso de un taller oficial, operaciones como las garantías, que no se facturan al cliente, también se deben computar y ‘facturar’ para registrar contablemente el ‘gasto’ y ‘consumo’ de las horas de los operarios.
¿Cómo y para qué obtenemos esta información?
Como punto de partida es importante contar con un sistema de gestión capaz de almacenar toda esta información, y de gestionar los indicadores necesarios.
En este sentido, es importante, por ejemplo, disponer de un sistema sencillo en el que cada mecánico pueda ágilmente registrar su hora de entrada y salida; indicar qué está haciendo en todo momento (reparando un vehículo, limpiando el taller, asistiendo a otras áreas…); así como otras tareas que el responsable o jefe de taller quiera medir.